​
1 – Qui sommes-nous
L’adresse de mon site web est : https://valeriedesmaraisnotaire.com. Je suis une notaire établie dans la ville de Saint-Jean-sur-Richelieu, Québec, Canada.

2 – Un renseignement personnel et les données personnelles, c’est quoi?

2.1 – C’est un renseignement qui permet d’identifier une personne physique, directement ou indirectement.
Les renseignements personnels (ci-après appelés RP) sont confidentiels. Leur confidentialité découle du droit à la vie privée, permettant à toute personne d’exercer un contrôle sur l’utilisation et la circulation de ses renseignements.
Les RP peuvent être de nature:

• Écrite;

• Graphique;

• Sonore;

• Visuelle;

• Informatisée;

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2.2 – Au Québec, la Commission d’accès à l’information est à la fois un tribunal administratif et un organisme de surveillance qui veille à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25). Valérie Desmarais s’y conforme donc et prend tous les moyens nécessaires afin d’assurer la protection des renseignements personnels de ses clients, employés, fournisseurs, et autres partenaires commerciaux.
Certains renseignements permettant d’identifier directement des personnes sont publics.

2.3 – Sachez que les renseignements concernant l’exercice d’une fonction d’une personne au sein d’une entreprise ou d’un organisme public comme :
Le nom;
Le titre;
La fonction;
Le courriel, l’adresse et numéro de téléphone de son lieu de travail,
sont publics et ne sont pas considérés comme des renseignements personnels.

2.4 – Types de données:
Donnée sensible: Qui permet d’identifier directement ou indirectement la personne.
Dépersonnalisée: Ne permet pas d’identifier directement ou indirectement la personne.
Anonymisée: Ne permet plus d’identifier la personne, et ce, de manière irréversible.

3 – Responsable de la Protection des Renseignements Personnels (PRP)

3.1 – Chez Valérie Desmarais, la personne responsable de la protection et des renseignements personnels a été dûment nommée et pour être la suivante:
Nom de la responsable PRP: Valérie Desmarais
Coordonnées: valeriedesmarais@notarius.net
Téléphone: 450.359.8833

3.2 – Son rôle:

• Approuver les politiques & pratiques à l’égard de la PRP

• Superviser l’inventaire des RP en continu, au sein de l’entreprise

• S’assurer de la mise en place de mécanismes d’obtention du consentement distinct pour chaque collecte de RP

• Participer à la mise en place de mécanismes et mesures de protection/prévention des incidents durant les 4 phases du cycle du RP (collecte, utilisation, conservation, destruction)

• Assurer l’implantation d’un processus de gestion de protection des RP

• Tenir un registre des incidents et en assurer la divulgation à la personne concernée et/ou la Commission d’accès à l’information, le cas échéant

• Assurer le traitement des demandes d’accès à un RP

• Participer à l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée des opérations

​

4 – Procédure pour toute consultation/modification/retrait de renseignements personnels
En tant que Client, vous avez le droit d’accéder à toutes vos données personnelles que nous avons collectées. En outre, vous avez le droit de mettre à jour ou de corriger toute donnée personnelle en notre possession.
Vous pouvez choisir de supprimer ou de modifier votre consentement à la collecte et à l’utilisation des données en tout temps, pourvu qu’il soit légalement acceptable de le faire et que vous nous en ayez informé dans un délai raisonnable. Si vous souhaitez que vos renseignements soient supprimés ou modifiés d’une façon ou d’une autre, veuillez communiquer avec notre responsable de protection de la vie privée. (Voir ses coordonnées au paragraphe 3  “Responsable de la Protection des Renseignements Personnels (PRP)”.

5 – Quelles données personnelles sont conservées et pourquoi?
Lorsque vous visitez et utilisez notre site, nous pouvons automatiquement recueillir et conserver les renseignements suivants:
a. Adresse IP
b. Lieu
c. Liens sur lesquels l’utilisateur clique tout en utilisant le site
d. Contenu que l’utilisateur consulte sur le site

5.1 – Formulaires de contact
Lorsque vous laissez un message via notre formulaire de contact, nous conservons temporairement (uniquement le temps de répondre à votre demande) vos données telles que :
a. Prénom et nom
b. Email
c. Numéro de téléphone
d. Données laissées délibérément par l’utilisateur dans le corps du message
Si vous cochez la case afin de nous transmettre votre consentement, nous conserverons ces données pour la durée spécifiée sur cet avis de consentement ou pour une durée maximale de 10 ans, soit la plus courte durée des deux.

6 – Tierces parties | Qui peut avoir accès à vos données?

6.1 – Employés
Nous pouvons divulguer à tout membre de notre organisation et à un sous-traitant de Valérie Desmarais les données utilisateur dont il a raisonnablement besoin pour réaliser les objectifs énoncés dans la présente politique.

6.2 – Autres divulgations
Nous nous engageons à ne pas vendre ou partager vos données avec d’autres tiers, sauf dans les cas suivants :
a. si la loi l’exige
b. si elle est requise pour toute procédure judiciaire
c. pour prouver ou protéger nos droits légaux

7 – Utilisation, durée de conservation, et mesures de protection mises en place

7.1 – Utilisation
Selon chaque consentement qui leur a été émis, les données personnelles recueillies peuvent être utilisées aux fins suivantes :

• Assurer la tenue d’un dossier client;

• Effectuer des suivis des mandats en cours, non-complétés;

• Fournir le service rendu et attendu par le client;

• Assurer la livraison;

• Assurer une expérience-client extraordinaire et personnalisée;

• Assurer la gestion administrative et le suivi des comptes recevables et payables;

• Établir un plan de communication à notre clientèle et partager de manière transparente si de changements surviennent en liens avec nos services et produits;

• À des fins statistiques pour assurer le développement constant;

• Permettre l’amélioration des services offerts;

• Toute autre utilisation prévue lors de la prise distincte du consentement du client.

​

7.2 – Durée de conservation
Nous conserverons les données collectées de manière sécurisée pour la durée la plus courte des 2 options ci-dessous. Soient:

1. Pour la durée du contrat spécifiée sur l’autorisation que vous signez lors de la collecte de chaque consentement distinct,

2. Pour une durée maximale de 10 ans après la fin de l’emploi, ou après la fin du contrat.

​

7.3 – Mesures de protection
Afin d’assurer la protection de votre sécurité, toutes les données personnelles clients ou employés stockées dans notre système informatique sont sécurisées et sauvegardées, dont l’accès est limité et protégé par code d’accès. L’accès à ces données sont exclusivement autorisées aux employés qui ont un rôle immédiat avec la raison de la collecte du RP. Bien que nos employés soient tous liés par des accords de confidentialité stricts (et qu’une violation de cet accord entraînerait le licenciement immédiat de l’employé ainsi qu’une exposition à des poursuites judiciaires), Valérie Desmarais a ajouté des mesures de sécurité supplémentaire par rapport à la confidentialité de vos informations. Des déchiqueteuses sont accessibles et immédiatement utilisées pour détruire toutes les notes téléphoniques ou autres, lorsque le contrat de la collecte est complété. Chaque employé, sous-traitant ou stagiaire reçoit de notre responsable de la protection des RP une formation concernant notre politique de confidentialité interne, nos processus internes de protection des RP ainsi qu’une formation sur le plan de réponse à suivre en cas d’incident de confidentialité.

8 – Modifications
Cette politique de confidentialité peut être modifiée à l’occasion afin de maintenir la conformité avec la
loi et de tenir compte de tout changement à notre processus de collecte de données. Nous recommandons
à nos utilisateurs de vérifier notre politique de temps à autre pour s’assurer qu’ils soient informés de
toute mise à jour.

9 – Contact
Si vous avez des questions à nous poser, n’hésitez pas à communiquer avec nous en utilisant notre formulaire de contact, ou par ces méthodes:

(450) 359-8833
valeriedesmarais@notarius.net
550 boul. Séminaire Nord
Saint-Jean-sur-Richelieu
J3B 5L6